8/2016
Jak powinna wyglądać oferta konferencyjna?
Dobra oferta konferencyjna to taka, która odpowiada dokładnie na zadane pytania i od razu przedstawia klientowi optymalną i czytelną ofertę. Dla klienta konferencyjnego doskonałym narzędziem do szybkiego uzyskania podstawowych informacji jest zamawianie konferencji online przez stronę internetową (system Horeca Idea). Klienci coraz chętniej korzystają z tego sposobu rezerwacji, gdyż sami wybierają dokładnie to, czego potrzebują.
Większość osób tworzących ofertę dla klienta konferencyjnego zakłada, że po pierwsze, nie wie on, czego chce, a po drugie, że trzeba mu wysłać dużo informacji. Według pracowników, bogata prezentacja hotelu jest tożsama z przekazem: dbamy o nabywcę i potrafimy zrobić dla niego dosłownie wszystko. I tak klient, który chce zamówić w hotelu szkolenie, zostaje zalany potokiem informacji, o które wcale nie prosił. Jednak najgorszym grzechem w kontaktach z klientem jest to, że nie potrafimy słuchać i analizować informacji. W efekcie nasze odpowiedzi najczęściej nie dotyczą przesłanych zapytań.
Aby udoskonalić ofertę konferencyjną, musimy najpierw rozpoznać potrzeby klienta.
Jakimi cechami charakteryzuje się klient konferencyjny:
- brakiem czasu
- zamawianiem na ostatnią chwilę
- zamawianiem standardowych setów: sala+ sprzęt + przerwa kawowa + w opcji lunch
- notoryczną zmianą liczby osób biorących udział w wydarzeniu
- oczekiwaniami: ma być przystępnie i profesjonalnie.
Dla Klienta konferencyjnego doskonałym narzędziem do szybkiego uzyskania podstawowych informacji jest zamawianie konferencji online przez stronę internetową (system Horeca Idea). Tę formę sprzedaży wprowadziła niedawno do swojej oferty sieć Dobry Hotel (http://www.gdanskkonferencje.pl). Klienci coraz chętniej korzystają z tego sposobu rezerwacji, gdyż sami wybierają to, czego potrzebują. Pracownik hotelu po weryfikacji zamówienia doprecyzowuje ofertę po bezpośrednim kontakcie z klientem, bo nie ma sensu zarzucać klienta np. propozycją menu w 16 wersjach.
Doskonała oferta konferencyjna to taka, która odpowiada dokładnie na zadane pytania i od razu przedstawia optymalną ofertę. I tu uwaga: oferta ma być czytelna dla klienta, a nie dla pracownika, który po prostu musi ją znać.
Podsumowując, doskonała oferta konferencyjna powinna:
- być czytelna dla klienta
- być przesłana w jak najkrótszym czasie do klienta. Godzina na odpowiedź, to w tej chwili standard
- wyglądać tak samo, niezależnie od tego, kto ją przygotowuje w hotelu, czyli w stałych miejscach: dane pracownika, dane klienta, dane podstawowe imprezy jak: data, liczba osób, godziny, sale, itp.
- zawierać przejrzyste zestawienie kosztów - za co i ile
- posiadać podsumowanie: cena ogółem oraz cena na osobę
- opisywać warunki płatności
Najlepszym sprawdzianem dla oferty jest zapytanie kilku klientów, co o niej sądzą. Kontrahenci będą usatysfakcjonowani, że hotelarze liczą się z ich zdaniem, a hotelarze będą mogli sprawdzić, czy oferta naprawdę jest doskonała.